Trong thế giới hiện đại đầy cạnh tranh, làm việc hiệu quả là kỹ năng không thể thiếu để mỗi cá nhân gặt hái thành công. Nó không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt công việc được giao mà còn tiết kiệm thời gian, giảm bớt căng thẳng và nâng cao chất lượng cuộc sống.
Bạn có đang thực sự làm việc hiệu quả?
Nội dung bài viết này sẽ giúp bạn tìm câu trả lời thông qua việc hiểu về:
- Như thế nào là làm việc hiệu quả?
- Tại sao một người lại làm việc không hiệu quả?
- Những chiến lược giúp bạn làm việc hiệu quả và thông minh hơn?
Cùng đọc và tìm câu trả lời cho mình, bạn nhé!
Như thế nào là làm việc hiệu quả
Làm việc hiệu quả là khả năng hoàn thành tốt công việc được giao một cách nhanh chóng, chính xác và đúng mục tiêu, đồng thời sử dụng tối ưu nguồn lực (thời gian, nhân lực, tiền bạc, v.v.).
Tại sao một người lại làm việc không hiệu quả
Thiếu tính chủ động trong công việc:
Bạn tiếp nhận công việc được giao một cách bị động dẫn tới cảm giác dễ chán nản và không có động lực thực hiện từ đó dễ tạo ra tâm lý làm việc đối phó hoặc đôi lúc là chỉ cố gắng để hoàn thành chứ không phải là tinh thần làm việc tốt nhất của bạn dễ dẫn tới bản thân không đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.
Không xác định mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu:
Việc không xác định rõ ngay từ đầu sẽ dễ khiến bạn làm việc lan man, không đúng trọng tâm và có thể đi sai hướng trong quá trình làm việc dẫn tới dù làm hết sức nhưng kết quả đạt được lại không như mong đợi.
Không biết cách sắp xếp sự ưu tiên:
Công việc thì nhiều nhưng bạn lại không biết sắp xếp công việc nào làm trước, làm sau cho hiệu quả cuối cùng dễ bị rơi vào các trường hợp kém hiệu quả như: dành thời gian làm những việc không quan trọng dẫn tới không có thời gian làm những việc quan trọng và hiệu quả hơn; bị rối dẫn tới trì hoãn không làm gì hết;…
Không làm việc và phối hợp tốt với đồng đội:
Chỉ nhìn thấy điểm khác biệt giữa bạn và các đồng nghiệp dẫn tới sự xung đột trong quá trình làm việc phối hợp từ đó khiến bạn không muốn làm việc chung với họ dẫn tới các trường hợp làm việc kém hiệu quả như: ôm việc làm 1 mình; phối hợp nhưng thiếu sự tin tưởng dẫn tới công việc lại càng chậm hơn; khó lắng nghe và tiếp thu ý kiến của người khác dẫn tới công việc không đạt hiệu quả cao;…
Mất cân bằng cuộc sống:
Bên cạnh công việc, bạn gặp các vấn đề về sức khỏe, mối quan hệ gia đình bất ổn,… điều này ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của bạn từ đó dẫn tới cảm giác dù rất muốn nỗ lực và cống hiến cho công việc nhưng vẫn không đủ tinh thần để hoàn thành tốt được.
Cách giúp bạn làm việc hiệu quả và thông minh hơn
Xây dựng cách làm việc hiệu quả và thông minh đòi hỏi một quá trình rèn luyện và trau dồi liên tục để biến chúng thành thói quen của bạn trong mỗi việc bạn làm. Có các cách sau giúp bạn cải thiện tình hình và làm việc hiệu quả hơn:
#1 Chủ động nhận việc thay vì bị động đối phó:
Công việc dù khó hay dễ nếu thuộc phạm vi vai trò của bạn, hãy là người chủ động nhận công việc và trách nhiệm đó. Việc này sẽ giúp bạn có cảm giác vui vẻ và thoải mái khi mình là người lựa chọn và quyết định cho chính mình. Bên cạnh đó, sự chủ động này sẽ khiến cho đồng đội và sếp tin tưởng bạn hơn từ đó có thể chia sẻ hoặc hướng dẫn bạn hết khả năng để giúp bạn hoàn thành công việc.
#2 Xác định mục tiêu rõ ràng trong công việc được giao:
Bạn có thể sẽ tốn chút thời gian để đặt câu hỏi và tìm hiểu sâu hơn về công việc được giao để đảm bảo chắc chắn bản thân đang hiểu đúng từ đó việc xây dựng kế hoạch và thực hiện sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Bạn có thể sử dụng các công cụ xác định mục tiêu như: SMART GOAL để trao đổi, thảo luận và thống nhất mục tiêu cùng đội nhóm sẽ giúp hiệu quả công việc sau đó của bạn được cải thiện.
#3 Sắp xếp sự ưu tiên thực thi công việc:
Mỗi ngày chúng ta sẽ có nhiều việc cần phải làm và thực hiện. Nếu không bình tĩnh nhìn nhận chúng ta rất dễ bị kéo theo và lựa chọn ưu tiên làm những việc không quan trọng từ đó không có thể thời gian làm những việc quan trọng khác.
Một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp bạn giải quyết vấn đề trên, đó là “ma trận quản lý thời gian”.
Công cụ này sẽ phân chia công việc thành 4 loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp:
- Công việc quan trọng và khẩn cấp (1): là những công việc đến thời hạn và cực kỳ quan trọng nếu không làm sẽ ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu công việc của bạn như: chuẩn bị cho bài thuyết trình ngày mai, làm báo cáo tổng kết gửi email cho sếp trong vòng 6 tiếng nữa,…
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (2): là những công việc chưa tới thời hạn nhưng quan trọng cho mục tiêu công việc của bạn như: Lên kế hoạch kinh doanh cho đội nhóm trong 6 tháng cuối năm, Học thêm kiến thức chuyên môn để chuẩn bị cho dự án mới sắp tới,…
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp (3): là công việc không hề liên quan tới mục tiêu công việc của bạn nhưng lại bị khẩn cấp và bị hối phải thực hiện như: Làm giúp việc tới thời hạn cho đồng nghiệp vì đã lỡ hứa trong khi bản thân đang rất nhiều việc,…
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp (4): là những việc liên quan tới giải trí như xem phim, chơi game,… đôi lúc bị quá đà dẫn tới ảnh hưởng tới công việc khác.
Dựa trên công cụ này, chúng ta nên tập trung xử lý các công việc thuộc 2 vùng công việc (1,2) để đảm bảo công việc quan trọng được xử lý một cách hiệu quả nhất và dành phần thời gian còn lại cho 2 vùng công việc (3,4).
#4 Cân bằng các khía cạnh trong cuộc sống:
Bên cạnh việc thực hiện tối ưu công việc, bạn cũng nên dành thời gian để cân bằng thêm 4 khía cạnh quan trọng trong cuộc sống:
- Khía cạnh thể chất: cải thiện khía cạnh này sẽ giúp bạn luôn có trạng thái thể trạng tốt nhất để hoàn thành công việc. Bạn có thể nghiên cứu về chế độ ăn uống và tập thể dục đều đặn hàng tuần để cải thiện nó.
- Khía cạnh trí tuệ: khía cạnh giúp cho đầu óc bạn được minh mẫn và duy trì được sự đổi mới, sáng tạo từ đó hỗ trợ tốt cho công việc. Một số thói quen như: đọc sách, lập kế hoạch tuần, kế hoạch ngày, viết nhật ký,… sẽ giúp bạn có nâng cao khía cạnh này.
- Khía cạnh tinh thần: khía cạnh giúp bạn luôn có một tinh thần sảng khoái đầy năng lượng cho công việc. Bạn có thể sắp xếp thời gian để thư giãn thông qua các bài tập như: Yoga, Thiền,… bên cạnh công việc sẽ giúp bạn cân bằng được tinh thần đủ đáp ứng cho công việc và cuộc sống.
- Khía cạnh mối quan hệ: duy trì sự kết nối với gia đình, bạn bè và những người mình yêu thương sẽ giúp bạn cảm thấy bình an, vui vẻ và an toàn để có thể yên tâm cống hiến hết sức cho công việc. Thông qua các hoạt động trò chuyện, lắng nghe và tâm sự để thấu hiểu sẽ giúp bạn cải thiện khía cạnh này.
Thông qua những cách trên, bạn sẽ có được sự hiệu quả trong việc hoàn thành tốt những công việc được giao.
Nếu vận dụng những cách trên mà hiệu quả công việc vẫn chưa được cải thiện nhiều rất có thể sự không hiệu quả của bạn đến từ việc bạn đang cảm thấy chán công việc hiện tại, tự ti về bản thân, mơ hồ về định hướng tương lai từ đó dẫn tới bạn không còn có mong muốn phát triển hay nỗ lực trong công việc hiện tại.
Khi đó vấn đề bạn gặp phải có thể đến từ việc mất định hướng sự nghiệp và cần có những giải pháp tiếp cận sâu hơn về việc thấu hiểu bản thân và xác định định hướng sự nghiệp.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách xác định định hướng sự nghiệp qua bài viết này hoặc có thể liên hệ với CAD qua fanpage… để được hỗ trợ thêm bạn nhé!
Trung tâm sinh trắc vân tay CAD được thành lập vào năm 2013 bởi anh Nguyễn Hữu Trí. CAD là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ scan và tư vấn ứng dụng sinh trắc vân tay hàng đầu tại Việt Nam với hơn 10 năm kinh nghiệm. Các dịch vụ mà CAD đang triển khai:
- Bài test chủng vân tay miễn phí.
- Dịch vụ tư vấn sinh trắc vân tay (có phí) dành cho: Phụ huynh và con trẻ, học sinh, Sinh viên, người đi làm.
- Dịch vụ tư vấn giải pháp dựa trên chủng tính cách.
